Apa Saja Fasilitas Virtual Office?

Perlu Anda ketahui bahwa penyedia layanan virtual office memiliki fasilitas masing-masing. Namun sebagian besar fasilitas utama yang diberikan adalah sebagai berikut:

1. Alamat perusahaan

Penyedia layanan virtual office pada umumnya memiliki lokasi yang strategis. Hal ini dibutuhkan karena perusahaan-perusahaan akan menggunakan alamat tersebut sebagai alamat bisnisnya. Perusahaan kemudian dapat menggunakan alamat tersebut untuk berbagai kebutuhan seperti perizinan, alamat pengiriman surat, atau yang lain. Saat perusahaan Anda menerima surat yang dikirim ke alamat tersebut, maka surat akan dikumpulkan dan diteruskan ke alamat alternatif lain seperti alamat rumah Anda.

Saat mencari kantor virtual, ada baiknya jika anda memilih lokasi yang sesuai dengan target market Anda. Dengan cara ini, Anda bisa jauh lebih menarik perhatian calon pelanggan Anda.

2. Resepsionis

Selain memperoleh alamat kantor fisik, Anda juga akan memperoleh fasilitas berupa layanan resepsionis profesional. Resepsionis inilah yang akan membantu perusahaan Anda dalam menangani pengiriman dan penerimaan surat, menyambut klien yang datang ke kantor, serta mengatur pertemuan di ruang meeting kantor.

Selain itu, resepsionis virtual office juga dapat membantu menerima panggilan telepon. Pesan tersebut nantinya dapat di-forward dengan nomor ekstensi atau dikirimkan melalui voicemail.

3. Ruang meeting

Meskipun saat ini ada banyak aplikasi WFH yang memungkinkan untuk melakukan meeting online, namun terkadang perusahaan tetap membutuhkan pertemuan secara face to face. Oleh karena itulah, ruang meeting akan disediakan untuk perusahaan Anda. 

Perlu diketahui, saat Anda ingin menggunakan ruang untuk meeting, Anda perlu menginformasikannya pada pihak pengelola terlebih dahulu. Hal ini diperlukan agar pihak penyedia layanan dapat mempersiapkan ruangan dan menyediakan berbagai hal yang mungkin diperlukan saat meeting.  

Mengapa Perusahaan Menggunakan Virtual Office?

Ada beberapa alasan mengapa bisnis memutuskan untuk menggunakan layanan virtual office ini, yaitu:

1. Hemat biaya

Biaya sewa kantor virtual jauh lebih rendah daripada sewa gedung fisik. Selain itu, saat menggunakan kantor fisik, Anda harus menanggung biaya perawatan gedung, kebersihan, listrik, dan lain-lain. Namun dengan menggunakan layanan kantor virtual, perusahaan tidak perlu mengeluarkan banyak dana untuk biaya operasional kantor.

2. Komitmen sewa yang lebih fleksibel

Banyak penyedia layanan ini yang menawarkan masa kontrak bulanan. Dengan demikian, perusahaan memiliki lebih banyak fleksibilitas untuk bisa menyewa kantor virtual dalam jangka pendek. Jika ternyata perusahaan Anda tidak cocok dengan sistem operasi kantor virtual dan memutuskan untuk menyewa gedung fisik maka Anda bisa meminimalisir kerugian yang akan diterima.

3. Memperoleh kredibilitas

Klien Anda tentu ingin mengetahui dengan siapa mereka berurusan. Dengan memiliki alamat bisnis yang profesional maka klien akan jauh lebih mempercayai Anda. 

Selain itu, dengan virtual office Anda juga bisa menyambut tamu atau klien di ruang meeting dengan fasilitas wifi dan layanan yang profesional. Hal tersebut dapat memperkuat legitimasi bisnis Anda di mata klien dan pelanggan. 

3. Ingin memperluas bisnis

Ketika perusahaan Anda semakin berkembang dan memiliki lebih banyak karyawan, Anda tidak perlu repot-repot mencari gedung kantor baru dengan kapasitas yang lebih besar karena Anda memiliki virtual office. Dengan layanan ini, meskipun perusahaan Anda memiliki lebih karyawan berskala besar mereka dapat bekerja dari rumah masing-masing. Selain itu, virtual office juga bisa menjadi solusi yang hemat biaya apabila Anda ingin membangun kehadiran di kota lain. 

4. Memperoleh dukungan bisnis Paket layanan virtual office menawarkan banyak fasilitas tambahan untuk mendukung aktivitas bisnis sehingga Anda bisa lebih berkonsentrasi pada tugas-tugas krusial yang perlu dikerjakan. Anda tidak perlu khawatir dengan tugas-tugas yang memakan waktu seperti menangani panggilan dan menyortir surat karena sebagian besar penyedia layanan virtual office akan membantu menanganinya untuk Anda.